GED Open Bee - Solutions de gestion électronique de documents

Open Bee™ Smart Packs

Solutions de classement pour mieux exploiter et rentabiliser vos multifonctions Konica Minolta

Les Smart Pack sont des solutions pré-packagées qui vous permettent de bénéficier d’un concentré des solutions et technologies Open Bee au meilleur tarif.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, quelle que soit votre problématique, vous trouverez un pack adapté à votre besoin .

Cliquez sur l’icône flash ci-contre pour découvrir la démonstration du Smart Pack Standard Edition.

Très simple à utiliser, les Smart Pack sont des solutions de classement qui guident les utilisateurs dans l’indexation et la sauvegarde de leurs documents papier au format électronique, dans une arborescence structurée sur leur poste de travail Microsoft Windows ou dans la solution de gestion documentaire Open Bee™ Portal*.

* Selon le Smart Pack choisi.

Open BeeTM Blister Pack est une solution simple et intuitive, dédiée au classement de vos documents papier sur votre poste informatique.

Conçu pour vous simplifier la vie, Open BeeTM Blister Pack existe actuellement pour 3 fonctions (commerciale, comptable, secrétaire) et intègre des règles de classement préconfigurées en fonction de vos besoins:

§ Classement de documents commerciaux (devis, bons de commandes, bons de livraison, etc.)

§ Classement de pièces comptables (factures fournisseurs, devis, etc.)

Classement de documents divers (contrats, courriers, etc.)

Indexation

Depuis l’écran tactile du Multifonction, l’utilisateur est invité à sélectionner une règle de classement et à renseigner des index relatifs au document numérisé. L’indexation se fait par saisie libre (texte ou chiffre) ou parmi une liste prédéfinie.

Conversion

Une fois indexés, les documents sont automatiquement convertis au format souhaité:

- PDF Texte/Image, pour une recherche ultérieure sur un mot-clef (OCR).
- PDF/A, pour un format compatible avec les normes d’archivage légal.
- MS Word, pour une modification dans un logiciel de traitement de texte.

Classement

Une fois convertis, les documents sont dynamiquement renommés et classés :

- sur le poste informatique utilisateur Windows.
- et/ou dans la plateforme de Gestion Electronique de Documents Open Bee™ Portal*

L’utilisation des index (préalablement saisis depuis le MFP) évite la fastidieuse étape de renommage et déplacement des documents. Tout est automatique !

Selon l’option choisie, vous disposez également d’une possibilité de classer vos documents MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et courriels (Outlook) directement depuis votre application Microsoft vers la solution de gestion documentaire Open Bee™ Portal.

* Selon le Smart Pack choisi.

Adaptabilité

Quelque soit le type de document papier existant au sein de l’entreprise (factures, courriers, contrats,…), Open Bee™ Smart Pack Standard Edition permet de mettre en place une solution de classement simple et personnalisée, offrant un niveau de flexibilité inégalé.

Gain de temps et productivité renforcée

Open Bee™ Smart pack Standard Edition vous permet de gagner du temps dans vos tâches administratives quotidiennes:

- Vos documents numérisés sont classés automatiquement dans votre arborescence Windows sans que vous ayez besoin de créer vos dossiers de classement, ni de nommer vos documents.
- Plus besoin d'aller rechercher des documents dans les armoires, classeurs ou à la salle archive. Vous pouvez directement consulter l’intégralité de vos dossiers sur votre poste de travail ou sur un serveur de fichiers.
- La possibilité de convertir vos documents numérisés au format Word vous évite une ressaisie fastidieuse.

Vous pouvez ainsi consacrer le temps gagné à d'autres tâches plus importantes et être plus réactif aux demandes de vos collègues, managers et clients.

Evolutivité

A tout moment, l’ensemble des documents, archivés sur les postes de travail utilisateurs, peut être dynamiquement importé dans notre solution de GED Open Bee™ Portal, pour un partage et un travail collaboratif renforcé sur les documents.