Problématiques rencontrées concernant la gestion des factures fournisseurs:

A ce jour une grande partie du temps des services comptables est consacrée au traitement des factures fournisseurs :

• Répartition, photocopies, classement, …
• Envoi aux responsables de services pour accord (rapprochement de la facture avec un devis), relances de ces responsables
• Validation de la facture
• Recherche lors de contestations ou lors d'audits
• Processus collaboratif entre fournisseurs et clients sur le traitement des factures et des litiges potentiels
• Capacité à traiter à la fois les flux électroniques et papiers

Ces processus sont d’autant plus alourdis quand l'entreprise est décentralisée sur plusieurs sites et quand les volumes augmentent.

• Réduire de 60% le coût moyen de traitement des factures fournisseurs.
• Diviser par 5 en moyenne le délai de traitement par facture.
• Mettre à disposition instantanément les données comptables et les images numériques des factures.

Description de la Solution Open Bee:

• Numérisation, capture et validation automatique des données comptables
• Classement dynamique dans le dossier fournisseur de la gestion électronique de documents
• Notification automatique par email aux responsables de service pour approbation des factures
• Consultation directe: les factures sont accessibles à tous les services à tout moment, avec de multiples possibilités de recherche sans avoir à manipuler les documents, dossiers et classeurs
• Suivi dans le temps du circuit de validation des factures
• Transmission des documents simplifiée par email
• Gestion de la confidentialité de l’information

• Rationalisation de l’ensemble du processus de traitement des factures
• Diminution du temps passé à régler les litiges
• Accélération du processus d’approbation des factures
• Accélération des recherches de documents papier
• Gain de temps pour les auditeurs ou autres intervenants externes souhaitant accéder aux documents : les factures sont accessibles (fichier PDF) via un portail web
• Gain de place aux archives : plus besoin d’archiver les documents papier